Wel of niet registreren?
Vraagt u zich af of de status van geregistreerd museum wenselijk en haalbaar is voor uw organisatie? Met deze tips kunt u alvast een eerste eigen inschatting maken:
- Bekijk de introductiefilm gemaakt door het Landelijk Contact van Museumconsulenten.
- De museumnorm bestaat uit 17 normen. Instellingen die in het register opgenomen willen worden, moeten aan al deze 17 normen voldoen. Lees daarom de Museumnorm met bijbehorende toelichting (hulpvragen).
- Vraag advies aan het erfgoedhuis in uw provincie.
- Tot slot kunt u een belafspraak aanvragen met een medewerker van het register via bureau@museumregisternederland.nl Vergeet dan niet de contactgegevens van uzelf en uw organisatie te vermelden.
Toetsing voor registratie: pre-toets
De procedure begint altijd met een schriftelijke pre-toets. Hierbij toetsen we op een selectie van de in totaal 17 normen. Het betreft de normen 2, 3, 4, 8, 11A, 13 en 16. De toets geeft een goede indicatie of een vervolgtraject in de vorm van een formele toetsing haalbaar is. NB: per 14 oktober 2024 wordt norm 5 aan de pre-toets toegevoegd voor dossiers die nieuw van start gaan.
Een pre-toets bestaat uit een vragenformulier in onze online auditmodule. U heeft daarna drie maanden tijd om de vragen te beantwoorden en documentatie te uploaden, waaronder bijvoorbeeld statuten, vastgestelde jaarrekening, beleidsplan inclusief begroting, een collectieplan, informatieplan en een presentatieplan. Een bezoek aan uw instelling is géén onderdeel van de pretoets.
Binnen acht weken na indiening van uw digitale dossier beoordeelt een auditor de stukken. U ontvangt een rapport met bevindingen en aanbevelingen.
Let op. Aan toetsing zijn kosten verbonden. Ook de deadline van drie maanden blijkt soms een struikelblok voor organisaties. We raden daarom dringend aan eerst alle gevraagde documentatie gereed te hebben voordat u een pretoets aanvraagt. De pre-toets aanvragen kan door een mail te sturen naar bureau@museumregisternederland.nl
Formele toets na pre-toets
Bij een onverhoopt negatieve beoordeling van de pre-toets moet u eerst aantonen dat de gesignaleerde knelpunten zijn opgelost. Dit doet u in de vorm van een nieuwe pre-toets. Verdere informatie hierover staat in het rapport met bevindingen.
Bij een positieve beoordeling van de pre-toets komt u in aanmerking voor de formele toetsing. Deze toets omvat alle 17 criteria van de museumnorm en een auditbezoek aan uw museum. Na een positieve beoordeling van de pre-toets heeft u zes maanden om u aan te melden voor de formele toets. We hanteren deze termijn met het oog op de actualiteitswaarde van de al ingediende documentatie.
Voor formele toetsing moet het dossier in de online auditmodule verder aangevuld worden. Daarbij wordt extra documentatie gevraagd. Bijvoorbeeld een educatieplan, personeels- of vrijwilligersbeleid en veiligheidszorgbeleid. Een volledig overzicht van gevraagde documentatie vindt u in de museumnorm met hulpvragen.
Na ontvangst van uw dossier neemt een auditor contact met u op om een auditbezoek te plannen. Doel van de audit is om de werking van beleid en procedures in de praktijk te bespreken. Er wordt gesproken met medewerkers of vrijwilligers met verschillende aandachtsgebieden.
Vervolgens bespreekt de auditor de bevindingen met de registratiecommissie in de eerstvolgende vergadering. Daarna ontvangt u een rapport waarin per norm wordt beoordeeld of uw museum hieraan voldoet. Indien nog niet volledig aan alle normen is voldaan, is er maximaal twee maal de gelegenheid om aanvullingen in te dienen.
Registratiecommissie
Na afronding van bovenstaande stappen wordt het dossier beoordeeld door de Registratiecommissie. De commissie controleert de interpretatie van de Museumnorm in relatie tot de museum-, collectie- en locatiespecifieke situatie. Ook adviseert de commissie het bestuur van Museumregister Nederland over het toekennen van de museumregistratie. Het bestuur neemt hierover een besluit.
Kosten
U vindt hier een overzicht van de kosten van toetsingen en de jaarlijkse bijdrage van geregistreerde musea.
Doorlooptijd
De ervaring leert dat een traject van pre-toets tot registratiebesluit circa anderhalf jaar in beslag neemt. Dit is uiteraard mede afhankelijk van de kwaliteit van de ingediende stukken en de snelheid waarmee eventuele openstaande punten worden opgelost. Ook moet rekening gehouden worden met het vergaderschema van de registratiecommissie. Zie hier de planning.