Toetsingsprocedure

Een museum dat zich wil laten registreren meldt zich vóór de deadlines die op de website staan vermeld aan voor de toetsing.
Een reeds geregistreerd museum dat is ingeloot voor een herijking krijgt minimaal 3 maanden voor de deadline van het indienen van de vragenlijst en documenten bericht.
Een reeds geregistreerd museum dat getoetst wordt n.a.v. een ingrijpende wijziging (zie Reglement) ontvangt 3 maanden voor de deadline van het indienen van de vragenlijst en documenten bericht. In dit bericht staat ook vermeld de selectie van criteria uit de Museumnorm die worden getoetst.
Een door de stichting erkende auditor wordt toegewezen aan het museum als uitvoerend auditor.
Na aankondiging van een herijking: een museum kan onder opgaaf van reden eenmalig uitstel aanvragen met een maximale termijn van 3 maanden. Uitstel moet binnen 28 dagen na bericht over herijking via e-mail door het bureau van de stichting ontvangen zijn.

Het museum vult binnen 3 maanden na de aankondiging van de herijking, toetsing n.a.v. ingrijpende wijzigingen of aanmelding van de registratietoets een digitaal vragenformulier in met toelichting op de toepassing van de Museumnorm. Voor toetsingen n.a.v. ingrijpende wijzigingen is een selectie gemaakt van de criteria uit de Museumnorm die van toepassing zijn. Vereiste documenten worden door het museum bijgevoegd.
Een bureaumedewerker checkt de ingediende informatie van het museum globaal. Lijkt het dossier volledig, dan wordt het doorgezet naar de uitvoerend auditor.
Als er documenten ontbreken of vragen niet goed zijn ingevuld, dan krijgt het museum maximaal 2 weken de tijd om dit recht te zetten. Het blijft in alle gevallen de verantwoordelijkheid van het museum om de benodigde informatie en documentatie op tijd en volledig in te dienen.
Het museum krijgt een schriftelijke ontvangstbevestiging van het bureau. Daarin wordt de startdatum van de toetsing vermeld.

Het rapport wordt gefinaliseerd binnen een periode van circa 4 maanden, gerekend vanaf de startdatum.
De auditor bestudeert het dossier inhoudelijk.
De auditor bezoekt het museum. De auditor plant in overleg met de contactpersoon een auditbezoek in.
De auditor rondt het rapport af en legt dit, inclusief het dossier van het museum, voor aan de registratiecommissie.

Het bestuur van de stichting neemt een besluit over het advies van de registratiecommissie.
Het museum ontvangt per brief het besluit van het bestuur, het advies van de registratiecommissie en het rapport van de auditor.
Bij registratie of herijking van een museum zorgt het bureau voor vermelding in het register en in een nieuwsbericht op de website.
Bij registratie of herijking van een museum stelt het bureau de Museumvereniging op de hoogte en verstuurt daarbij beknopte informatie over het museum. Een museum is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het aanvragen of opzeggen van het lidmaatschap van de Museumvereniging of het gebruik van de Museumkaart.

De registratiecommissie beoordeelt het rapport van de auditor.
De commissie stelt een advies op aan het bestuur over de vermelding in het register. Adviezen van de registratiecommissie worden altijd onderbouwd met een deugdelijke argumentatie. De commissie kan de volgende adviezen geven:
- Registratie of herijking. Een museum wordt geregistreerd of herijkt indien bij een toetsing aan alle criteria in de Museumnorm voldaan wordt.
- Herkansing. Een museum voldoet nog niet aan alle criteria van de Museumnorm, maar zou volgens de inschatting van de registratiecommissie redelijkerwijs in staat moeten zijn om dit binnen korte tijd op te lossen. Het museum krijgt derhalve nog maximaal één keer de kans om aanvullende informatie aan te leveren bij de auditor ten einde de tekortkomingen op te heffen, waarna de aangepaste bevindingen van de auditor wederom aan de commissie worden voorgelegd. De commissie gaat dan over tot een besluit van registratie/herijking of afwijzing/uitschrijving.
- Afwijzen of uitschrijven. Een museum wordt afgewezen of uitgeschreven indien een museum bij een toetsing niet aan alle criteria in de Museumnorm voldoet of wanneer geen medewerking wordt verleend door het museum tijdens deze toetsing.

Musea kunnen binnen 4 weken na dagtekening van het registratiebesluit officieel bezwaar maken tegen het besluit van het bestuur. Richtlijnen voor het aantekenen van bezwaar staan in het Reglement.
Een klacht is geen officieel bezwaar en wordt behandeld door het bestuur. Een klacht kan gaan over de toetsingsprocedure, of over aanverwante zaken.
Als een museum bezwaar indient, wordt de procedure voor de bezwaarcommissie gehanteerd.